Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch für PC
Welche Anforderungen stellt nun das Finanzamt an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch?
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist eine Aufzeichnung von Fahrten zum Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung eines Dienstwagens. Diese Aufzeichnung muss eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.
Das Fahrtenbuch ist zeitnah und in geschlossener Form zu führen und muss die nicht als Arbeitslohn zu erfassende anteilige berufliche Verwendung des Dienstwagens in einer schlüssigen Form belegen.
Die Aufzeichnungen müssen zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und gegebenenfalls nachprüfen lässt.
Im Fahrtenbuch sind hierfür neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. wenn ein solcher nicht vorhanden ist, den konkreten Gegenstand der dienstlichen Veranlassung (wie zum Beispiel den Besuch einer bestimmten behördlichen Einrichtung, einer Filiale oder einer Baustelle) aufzuführen.
Einfache Ortsangaben im Fahrtenbuch reichen nur dann aus, wenn der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe ohne Zweifel nachvollziehbar ist, oder wenn dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermittelt werden kann, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Veranlassung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten.
Enthält eine einheitliche berufliche Reise mehrere Teilabschnitte, können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, vorausgesetzt die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner sind im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt.
Erfolgt der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs, ist dies im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren.
Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch direkt entnehmen lassen. Verweise auf ergänzende Unterlagen sind nur dann zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.
Ob ein Fahrtenbuch für Sie sinvoll ist, können Sie mit unserem Ersparnisrechner ermitteln. Die letzendliche Entscheidung sollten Sie ggf. mit Ihrem steuerlichen Berater besprechen. Unsere Informationen ersetzen in keinem Fall eine Beratung durch einen steuerlichen Berater.